Nell’ultimo anno una vera e propria rivoluzione ha avuto luogo nella maggioranza degli uffici italiani. Oggi praticamente tutte le imprese hanno l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica per la vendita di beni e servizi. Questa novità ha presentato inizialmente dei problemi, soprattutto per le realtà che non avevano a disposizione programmi per la gestione della fatturazione elettronica. La digitalizzazione delle fatture e la necessità di inviare questi documenti utilizzando il sistema di interscambio ha infatti modificato l’intero processo di fatturazione.
Una problematica sostanziale
Non è difficile comprendere quali siano stati i problemi che si sono verificati all’attuazione dell’obbligo di fatturazione elettronica per molte imprese e piccole aziende italiane. Fino al 2018 quando si produceva una fattura si poteva scegliere il metodo di compilazione, che poteva essere anche manuale. Il contabile poteva usare un qualsiasi tipo di software per la fatturazione, per poi stampare i documenti e inviarli tramite posta tradizionale. Oggi le cose funzionano in modo diverso: è infatti necessario produrre fatture in formato XML e inviarle tramite il sistema di interscambio. Ciò che cambia non è solo la forma delle fatture, è infatti una rivoluzione sostanziale. Tale rivoluzione è avvenuto in modo lineare e senza intoppi solo per le aziende che si sono munite di un programma per la fatturazione elettronica.
Cosa fa un software per la fatturazione
Se prima un software per la fatturazione poteva essere anche un semplice programma per la compilazione e gestione di fogli di calcolo, oggi è necessario utilizzare programmi dedicati. Prima di tutto devono essere in grado di leggere e produrre file in formato XML. Inoltre il software non solo consente di compilare le fatture, ma anche di inviarle al sistema di interscambio, di verificare che l’invio sia stato effettuato in modo opportuno. Sono disponibili poi software per la fatturazione elettronica in grado di monitorare la ricezione da parte del cliente e il conseguente pagamento della cifra dovuta. Un buon software permette anche di tenere traccia di tutte le fatture inviate, in modo da poterle archiviare, come prescrive la legge. Oggi infatti le fatture, attive e passive, devono essere archiviate in modo digitale, non serve stamparle e conservarle in enormi faldoni.
La comodità in un software
Ogni azienda ha avuto la possibilità di attrezzarsi come meglio ha creduto per la produzione di fatture elettroniche. Sono disponibili anche software che permettono non solo di compilare, inviare e archiviare le fatture della singola azienda, ma anche di offrire tale servizio ai propri clienti, come fanno molti studi di commercialista. Avere a disposizione questo tipo di software consente di offrire ai clienti un servizio completo e un costante controllo delle fatture in uscita e in entrata. L’intera contabilità aziendale trae giovamento da software di questo genere, che permettono anche di automatizzare alcune delle operazioni di fatturazione, ad esempio creando un preciso data base contenente le anagrafiche di tutti i clienti e dei fornitori. Oppure acquisendo in automatico le fatture passive dal Sistema di Interscambio, per visualizzarle e contabilizzarle.
